Tietosuojaseloste

29.9.2020

Helsingin päärautatieaseman verkkosivut ja uutiskirje päärautatieaseman yhteistyökumppanien yhteyshenkilöille

1. Rekisterinpitäjä

VR-Yhtymä Oy (jäljempänä VR)
Y-tunnus: 1003521–5
Radiokatu 3
PL 488
00101 Helsinki
puh. 0307 10

2. Tietosuojavastaava ja yhteystiedot

VR-konsernin tietosuojavastaava: Tanja Kalliojärvi

VR-Yhtymä Oy
Postiosoite: PL 488, 00101 Helsinki
Käyntiosoite: Radiokatu 3, 00240 Helsinki
www.vrgroup.fi
www.vr.fi

Kaikki sähköpostimme ovat muotoa: etunimi.sukunimi@vr.fi 

3. Henkilötiedon käsittelyn tarkoitukset

VR:n yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Sopimussuhteeseen perustuvan yhteistyön hoitaminen Helsingin päärautatieasemalla ja siihen liittyvä yhteydenpito (mm. sähköpostitse toimitettavalla uutiskirjeellä).

Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittely perustuu:

Sopimukseen: Käsittelemme yhteishenkilöiden henkilötietoja sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa yhteistyökumppani on osapuolena (vuokra- tai yhteistyösopimus)

Lailliseen velvoitteeseen: Käsittelemme asiakkaan henkilötietoja lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi, kuten kirjanpitolain tietojen säilyttämiseen liittyvät vaatimukset sekä pelastuslain (29.4.2011/379) ja muun kiinteistöjen turvallisuuteen liittyvät lainsäädännön edellyttämä tiedottaminen ja yhteydenpito

Oikeutettuun etuun: Yhteistyökumppanin yhteyshenkilön henkilötietojen käsittely voi perustua rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, kun tietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi ja kehittämiseksi, väärinkäytösten estämiseksi ja selvittämiseksi.

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä palveluiden toteuttamiseksi ja helpottamaan palvelun käyttöä. 

4. Tietolähteet

Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden tiedot kerätään yhteistyökumppanina toimivalta yritykseltä tai henkilöltä itseltään.

5. Rekisteröidyt ja henkilötietoryhmät

RekisteröidytVR Yhtymä Oy:n / kiinteistöyksikön asiakkaiden yhteyshenkilöt päärautatieasemalla
PerustiedotAsiakkaan perustiedot, kuten nimi ja yritysAsiakkaan yhteystiedot, kuten etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ja postiosoite

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Käytämme ulkopuolisia toimijoita henkilötietojen käsittelyn tukena muun muassa IT -järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja toimeksiannostamme ja meidän lukuumme. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, ja sitä tehdään aina tämän selosteen mukaisesti. Tämä taataan muun muassa organisaatioiden välillä olevien sopimusten avulla.

Emme luovuta asiakastietoja VR:n tai VR:n palveluiden tuotantoon osallistuvien osapuolien ulkopuolelle ilman lakisääteistä perustetta.

7. Tietojen siirto tai luovutus EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla. 

8. Tietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisterinpitäjä noudattaa tietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita. Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden tietojen säilyttämisen käytännöt ovat riippuvaisia niiden käsittelyyn liittyvistä syistä.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Yhteistyökumppanin yhteyshenkilönä sinulla on oikeus henkilötietoihisi, joita VR käsittelee. Voit käyttää oikeuksiasi olemalla yhteydessä edellä kohdassa 2 tarkoitettuun yhteyshenkilöön.  Pyyntöösi vastataan kuukauden kuluessa. Alla olemme listanneet rekisteröityjen oikeudet yleisellä tasolla:

1. Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, onko hänen henkilötietojansa käsitelty VR:n toimesta sekä saada jäljennös henkilötiedoista.

2. Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää VR:ää oikaisemaan häntä koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot. Tiedon virheellisyys ratkaistaan tapauskohtaisesti sen perusteella, onko tieto käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen (tarpeeton, puutteellinen, vanhentunut).

3. Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää VR:ää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti ja tietoja, joiden osalta VR:llä on lainsäädäntöön perustuva velvoite tai oikeus tietojen säilyttämiselle, ei poisteta.

4. Käsittelyn rajoittaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä asetuksessa määritellyissä erityistilanteissa pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

5. Käsittelyn vastustaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai mikäli henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten.

6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojaan koneluettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, jotka ovat elektronisessa muodossa ja joiden käsittely perustuu joko suostumukseen tai sopimuksen täytäntöön panemiseen.

7. Oikeus peruuttaa suostumus

Tilanteissa, joissa rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen kyseinen suostumukseen perustuva käsittely lopetetaan.

8. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet ensisijaisesti suoraan rekisteröityjen kanssa. Mikäli asiakas katsoo, että emme ole käsitelleet henkilötietoja lainmukaisesti, asiakas voi tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle.

10. Tietojen suojaamisen periaatteet

VR:n henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein VR:n tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain VR:n henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt. Koulutamme ja ohjeistamme asiakastietoja käsittelevät työntekijämme tietosuoja-asioissa.